Eine Datenschutzerklärung ist nicht nur alleine für deine Website notwendig.
Schließlich verarbeitest du in deinem Business auch an anderen Stellen personenbezogene Daten.

Ich möchte dir hier ein paar Beispiele nennen wo überall du eine Datenschutzerklärung brauchst.
Diese sind nicht abschließend und die Stellen, wann und wo in einem Business personenbezogene Daten verarbeitet werden, sind so individuell wie jede Unternehmung und jeder Selbständige.

Dein Partner, die Social-Media-Plattform

Wenn du einen Kanal auf einer Social-Media-Plattform betreibst. Z. B. Facebook-Seite, Instagram-Profil, YouTube-Kanal, LinkedIn,…. benötigst du dafür Datenschutzinformationen, die du deinen Besuchern bereitstellst.
Die Plattformbetreiber bieten einen Großteil ihrer Dienste unentgeltlich an. Aber sie sind keine großherzigen Samariter, sondern sie sammeln und verarbeiten die Daten der Besucher. Mit deinem Kanal unterstützt du dies – ja, teilweise gibst du diese Datenverarbeitung dadurch sogar in Auftrag.

Also benötigst du eine Datenschutzerklärung für deine Website und für jeden deiner Social-Media-Kanäle.

Ausstellungen, Netzwerke und Messen

Beliebt ist auch die direkte Kommunikation/ Kontaktaufnahme in der realen Welt. du gehst vielleicht auf Messen, Ausstellungen, Netzwerktreffen … Dabei ist es egal, ob du als Besucher hingehst oder dort aktiv ausstellst.
Egal wie, aber natürlich werden auch dort Kontakte geknüpft und Interessenten geworben – vielleicht in Form eines Gewinnspiels oder einer einfachen Liste, auf der sich der Interessent eintragen kann oder du verteilst fleißig deine Flyer und Visitenkarten.

Tja, schmeckt dir vielleicht nicht, aber auch hier ist die DSGVO einzuhalten und die Personen sind über die Datenverarbeitungen ausführlich und transparent zu informieren.

Nein, du brauchst jetzt keinen Stapel ausgedruckter Datenschutzerklärungen mit dir rumschleppen.

Im stillen Kämmerchen

In deinem Büro verarbeitest du ebenfalls personenbezogene Daten. Du hast mit Sicherheit eine Form von Kunden- und Lieferantenliste – mit Kontaktdaten von Ansprechpartnern. Und weil von Luft und Liebe zu leben nur im Märchen eine Chance hat, hast du mit Sicherheit auch eine Buchhaltung und erstellst Rechnungen. Du schreibst E-Mails und telefonierst und vielleicht bietest du, ganz oldschool, die freundliche Aufmerksamkeit in Form von Geburtstagsglückwünschen. Auch das alles will und muss in einer Datenschutzerklärung transparent dargestellt werden.

Die Beispiele, wann und wo eine Datenschutzerklärung notwendig ist, sind nicht abschließend. Es gibt noch viele Punkte mehr, wie Ladenlokale, Services bei denen die Kunden Zuhause besucht werden, Lieferungen, …

Eine für alles – da klatsch ich alles rein

Wenn du jetzt denkst “Okay, dann packe ich das alles auf eine Seite und gut ist.”, kann ich nur aufschreien:

Nein, bitte tu das nicht!

Deine Datenschutzinformationen müssen transparent über die Datenverarbeitungen informieren.
Wenn du nun quer aus verschiedenen Bereichen die Buchhaltung, die Papier-Teilnehmerliste, dein analoges Adressbuch, Google Analytics, das Kontaktformular, das Messe-Gewinnspiel, und, und, und … alles in einen langen Text klatschst, dann ist dem Leser schnell nicht mehr klar, welche Datenverarbeitung eigentlich wann und wo stattfindet.

Ergo: Nix mit Transparenz!

Aber zur transparenten Erklärung bist du verpflichtet! Das bedeutet, keine Datenverarbeitung verschweigen aber auch keine zu erklären, die gar nicht stattfindet. Und, Transparenz bedeutet vor allem auch, dass die Erklärungen einfach zu verstehen sind. Wenn du aber die Datenverarbeitungsprozesse aus all deinen unterschiedlichen Strukturen in einen Text haust, dann wird das ziemlich unübersichtlich und damit intransparent.

Übrigens: Auch du selbst kannst so ganz schnell den Überblick verlieren. Unpraktisch!

Deshalb: Für jeden Bereich eine eigene Datenschutzhinweise formulieren.

Eine für die Website, eine für die Facebook-Seite, eine für das Instagram-Profil, … Und eine für die ganzen Sachen, die im Hintergrund in deinem Büro laufen, wie die Kunden-/ Lieferantendatei oder die Buchhaltung.

Website als Zentrale

Nutze dabei deine Website als zentrale Anlaufstelle.
Dazu erstellst du für deine Website die Datenschutzerklärung.

deinewebsite.de/datenschutz

Für deine Facebook-Seite erstellst du eine Unterseite, mit der Erklärung, was an Datenverarbeitungen auf, mit und über deine FB-Page geschieht.

deinewebsite.de/datenschutz/fb-dse

Genauso verfährst du mit Instagram, Twitter, LinkedIn, etc. und sonstigen Prozessen:

/datenschutz/insta-dse
/datenschutz/twitter-dse
/datenschutz/buero-dse
/datenschutz/teilnehmer-dse
…

An den jeweiligen Stellen verlinkst du nun auf die jeweils zum bestimmten Prozess/ Kanal gehörigen DSE.

So kann sich dein Interessent/ dein Kunde zielgenau informieren und wird nicht von 27 DinA 4 Seiten Textwüste erschlagen.

Das ist transparent und übersichtlich!

Du wünschst dir Unterstützung?

Ich bin zertifizierte Datenschutzbeauftragte und helfe dir sehr gerne weiter.
Melde dich einfach unverbindlich für ein erstes Gespräch.

 

Dieser Beitrag gehört zur Serie
“Datenschutzerklärung, was du unbedingt wissen solltest”

Teil 1: Datenschutzerklärung, was du unbedingt wissen solltest
Teil 2: Wo überall du eine Datenschutzerklärung brauchst
Teil 3: Wo bekomme ich (m)eine Datenschutzerklärung her – Vor- & Nachteile von Generatoren